Wat kan AI vandaag doen in een klein bedrijf?

Wil je AI gebruiken in een klein bedrijf, begin dan met één taak die steeds terugkomt, en laat de rest van je bedrijf voorlopig met rust.

Met AI bedoel ik hier taalmodellen, de technologie achter tools zoals ChatGPT en Claude. Dat is software die getraind is op enorme hoeveelheden tekst en daardoor tekst kan lezen en schrijven. Een Excel-formule geeft bij dezelfde invoer altijd hetzelfde resultaat. Een taalmodel schat welk antwoord past, en dat maakt het bruikbaar voor werk dat je moeilijk in vaste regels giet. Het verklaart ook waarom het soms fouten maakt.

Wat AI vandaag kan doen

AI kan berichten opstellen die je team alleen nog moet nakijken. Felix, mijn eigen product voor boetieks, schrijft voor elke suggestie een persoonlijk bericht dat de eigenaar kan aanpassen.

Sorteren is een tweede soort werk. Stel dat een aannemer elke dag aanvragen per mail krijgt: AI kan ze per soort werk indelen en de gegevens eruit halen, zodat iemand ze sneller kan opvolgen.

Daarnaast kan AI fouten signaleren in grote hoeveelheden gegevens. Eagl, waar ik in het team werk, vangt boekingsfouten voor ze in de maandafsluiting belanden. Een vaste regel kan nagaan of een boeking op een patroon past, en een taalmodel kan daarbovenop redeneren over waarom ze fout lijkt.

Je kan AI ook vragen stellen over je eigen gegevens. Een zaakvoerder wil bijvoorbeeld weten welke klanten dit jaar nog niets besteld hebben, zonder daarvoor zelf een overzicht te moeten maken.

Begin met één taak

Kies iets dat elke dag, week of maand terugkomt en telkens wat tijd vraagt. Dat zijn dezelfde tekens als in Wanneer is je Excel te groot geworden? Een goede eerste taak heeft nog twee eigenschappen: je kan het resultaat snel nakijken, en een fout is makkelijk recht te zetten. Een concept van een antwoord op een standaardvraag voldoet daaraan, een automatische betaling niet.

Met één taak zie je snel wat AI goed doet en waar het misgaat, en je kan nagaan of je echt tijd terugwint. Lukt dat, dan heb je een reden om een tweede taak te kiezen.

Werk met je eigen gegevens

Een taalmodel weet niets over je klanten. Vraag je een bericht voor een trouwe klant, dan krijg je een algemene tekst. AI wordt nuttig als ze met je eigen gegevens werkt, zoals je verkoopgeschiedenis of je boekingen.

Felix is gebouwd om met de kassa van de winkel te koppelen en te kijken wie wat wanneer kocht. Daardoor kan hij zeggen waarom iemand een bericht verdient, bijvoorbeeld “al zes maanden niet langsgeweest” of “een nieuw stuk past bij wat ze vorige lente kocht”. Vraagt een klant aan de toonbank iets dat niet in voorraad is, dan kan de eigenaar dat met de stem noteren. Felix volgt de binnenkomende voorraad en meldt een match.

Je gegevens moeten daarvoor wel bereikbaar zijn. Hoe dat gaat, lees je in Koppel je software aan je kassa en je boekhouding.

Reken op fouten

AI maakt fouten, dus je hebt een manier nodig om die te vangen. Een taalmodel kan iets verkeerd hebben en het toch met veel zekerheid opschrijven, dus aan de toon zie je het niet.

Hoe je fouten vangt, hangt af van de taak. Bij berichten leest een mens mee voor er iets vertrekt. Bij cijfers vergelijk je een deel van de resultaten met de bron. Het helpt ook als de software toont waarop een voorstel gebaseerd is, zoals Felix zegt waarom hij een klant voorstelt, want dan zie je sneller of de redenering klopt. Hou daarnaast bij wat er misgaat. Komt dezelfde fout terug, dan kan je de instructies of de gegevens aanpassen.

Laat een mens goedkeuren

Bij Felix vertrekt er niets tot de eigenaar het bericht gelezen en goedgekeurd heeft. Een klant leest zo’n bericht als iets dat de eigenaar zelf schreef. Meer daarover staat in Waarom Felix niets verstuurt zonder de eigenaar.

Hetzelfde geldt voor alles wat je bedrijf verlaat, zoals een offerte of een antwoord aan een klant: een mens keurt goed voor het vertrekt. Die goedkeuring kost wat tijd, dus reken ze mee als je bepaalt hoeveel tijd je terugwint.

Waar je klantgegevens terechtkomen

Zet je klantgegevens in een AI-tool, dan geef je ze door aan een ander bedrijf. De GDPR, de Europese privacywet, laat dat toe onder voorwaarden, en je blijft daarvoor meestal zelf verantwoordelijk. Het gaat om persoonsgegevens: alles waarmee je iemand kan herkennen, zoals een naam, een mailadres of de aankopen van een bepaalde klant.

Deze vragen kan je aan de leverancier stellen, of opzoeken in zijn voorwaarden:

• Waar worden de gegevens bewaard, en gaan ze buiten de Europese Unie?
• Gebruikt de leverancier je gegevens om zijn modellen te trainen? Dat kan verschillen tussen een gratis account en een betalend zakelijk account.
• Hoelang blijven de gegevens daar staan?
• Is er een verwerkersovereenkomst, een contract waarin staat wat de leverancier met je gegevens mag doen?

Kijk ook na of je privacyverklaring vermeldt dat je deze dienst gebruikt. Voorwaarden veranderen, dus lees de huidige versie. Dit is een eerste uitleg en geen juridisch advies. Voor jouw situatie vraag je best raad aan een jurist, en de Gegevensbeschermingsautoriteit heeft uitleg voor bedrijven.

Zolang dat niet uitgeklaard is, kan je een eerste proef doen met verzonnen voorbeeldgegevens.