Maatwerk of een bestaande tool?

Bestaat er een tool die je werk goed genoeg doet, gebruik die dan. Wat overblijft, is uitzoeken of zo’n tool bestaat en wat “goed genoeg” voor jou betekent.

Met een bestaande tool bedoel ik software die al klaar is en die je meestal met een abonnement gebruikt, zoals een boekhoudpakket of een agenda waarin klanten afspraken boeken. Maatwerk is software die voor jouw bedrijf gebouwd wordt, naar jouw manier van werken.

Wat een bestaande tool je geeft

Je kan er vandaag mee beginnen en je kan ze uitproberen voor je beslist. De makers zorgen voor updates, beveiliging en de servers waarop ze draait. Werken andere bedrijven er al mee, dan zijn de meeste kinderziektes er ook uit.

Stel dat je kapper bent en wil dat klanten online een afspraak kunnen maken. Elke kapper heeft ongeveer dezelfde behoefte, en daar bestaan tools voor. Iets op maat zou daar weinig aan toevoegen.

Daar staat tegenover dat je het product huurt. De makers beslissen over de prijs, over nieuwe functies en over wat verdwijnt. Je past je werk aan de tool aan, en dat gaat vlot tot je iets wil dat ze niet kan. Kijk ook na of je je gegevens eruit krijgt als je ooit weg wil.

Wanneer maatwerk de moeite is

Maatwerk past als je manier van werken anders is dan de tool veronderstelt, en je dat verschil wil houden. Stel dat een installateur offertes berekent met eigen regels die in de loop van de jaren gegroeid zijn, en dat die regels net zijn sterkte zijn. Een standaardpakket dwingt hem om ze te vereenvoudigen, of om er een Excel naast bij te houden.

Het kan ook gaan om werk dat over meerdere tools verspreid is, waarbij iemand gegevens van de ene naar de andere overtypt. Komt dat elke week terug en vraagt het telkens een kwartier of een uur, dan ben je bij de tekens uit Wanneer is je Excel te groot geworden? Soms volstaat dan een koppeling tussen die tools.

Is de software zelf je product, dan valt er weinig te huren. Heb je een idee voor een app die je aan klanten wil aanbieden, dan moet ze nog gemaakt worden, en is de eerste vraag wat er in een eerste versie hoort.

Maatwerk brengt eigen kosten mee. Naast het bouwen zelf zijn er het onderhoud, de hosting (de servers waarop de software draait) en iemand die de code kent als er iets moet veranderen. Daarvoor krijg je software die werkt zoals jouw bedrijf werkt, en die je kan laten aanpassen als je werk verandert.

Combineren of later overstappen

Je kan de twee ook combineren: je houdt de tool en laat er een stuk bij bouwen. Felix is zo opgezet: een boetiek blijft met haar eigen kassa werken, en Felix koppelt daarmee, kijkt wie wat wanneer kocht en stelt voor welke klanten de eigenaar best contacteert.

Dat kan als de tool een API heeft, een afgesproken manier waarop andere software ermee kan praten. Hoe dat werkt, staat in Koppel je software aan je kassa en je boekhouding. Voor eenvoudige gevallen bestaan er koppeltools zoals Zapier of Make, die twee programma’s verbinden zonder dat iemand moet programmeren.

Je kan ook met een tool beginnen en later overstappen. Je leert zo wat je echt nodig hebt, en je hebt al gegevens en ervaring als je iets laat bouwen. Kijk dan wel vooraf na of je die gegevens in een bruikbare vorm kan exporteren.

Hoe je de keuze maakt

1. Beschrijf het werk in stappen, vanuit de persoon die het doet: ik open dit, ik druk hierop, dan moet dit verschijnen.
2. Zoek een paar tools die dat werk beloven en probeer ze met een gewone werkweek. Heeft een tool een proefperiode, gebruik die dan ook echt.
3. Noteer elke plek waar het wringt, en schrijf erbij hoe vaak je er last van hebt. Een ergernis van één keer per jaar weegt anders dan iets dat je elke week tijd kost.
4. Vergelijk over meerdere jaren. Een abonnement blijft lopen en kan meestijgen met het aantal gebruikers. Maatwerk kost vooral bij het begin, en daarna blijft er onderhoud.

Kom je met deze vraag bij mij langs, dan kan een bestaande tool het juiste antwoord zijn.

Bewaar je lijst uit stap 3. Ze toont welke omwegen je erbij neemt als je voor de tool kiest, en ze is een goed begin voor een briefing als je later toch maatwerk laat bouwen.