Wanneer is je Excel te groot geworden?

Excel is goed gereedschap. Voor een budget, een prijslijst, een berekening die je één keer maakt of een overzicht voor jezelf heb je geen andere software nodig. Doet je bestand zijn werk, dan mag het blijven staan.

Het verandert als dat bestand een vast stuk van je werkweek wordt. Ik kijk dan naar twee tekens: je herhaalt dezelfde stappen, en je kopieert en plakt veel.

Je herhaalt dezelfde stappen

Het gaat om werk dat elke dag, elke week of elke maand terugkomt en telkens wat tijd vraagt. Vijf minuten per dag reken ik daar niet bij. Een kwartier of een uur wel.

Een kwartier klinkt als weinig, omdat je het maar per dag ziet. Reken met ongeveer 220 werkdagen per jaar (het juiste aantal hangt af van je bedrijf). Een kwartier per werkdag is dan 55 uur per jaar, ongeveer zeven volle werkdagen. Een uur per werkdag is 220 uur, meer dan vijf werkweken. Wat maar één keer per maand terugkomt, telt ook mee: een halve dag per maand is zes werkdagen per jaar.

Doe dezelfde rekening voor je eigen taak: de tijd per keer, maal het aantal keer per jaar, maal het aantal mensen dat het doet. Tel je eigen uren mee als je het zelf doet. Met dat getal kan je later vergelijken wat een andere oplossing vraagt, zoals software laten bouwen.

Je kopieert en plakt veel

Het tweede teken is handwerk tussen twee plekken. Je plakt gegevens van de ene plek naar de andere, of je start manueel iets dat altijd op dezelfde manier verloopt.

Stel dat je elke maandag de bestellingen uit je webshop exporteert, ze in Excel plakt, ze per leverancier sorteert en daarna elke leverancier een mail stuurt. Geen enkele stap is moeilijk. Ze volgen wel elke keer dezelfde regels, en dat soort werk kan software meestal overnemen.

Wie veel plakt, plakt ook al eens in de verkeerde kolom of over een formule heen. In een groot bestand zie je dat niet altijd meteen, en hoe vaker de stappen terugkomen, hoe meer kansen op zo’n foutje.

Een eenvoudige proef is de stappen opschrijven, zo dat een collega ze zonder vragen kan volgen. Lukt dat, dan kan software ze waarschijnlijk ook volgen. Schrijf je ergens “en dan kijk ik of het goed lijkt”, dan zit daar een oordeel in. Zo’n stap blijft bij een mens, of AI doet een voorstel dat een mens nakijkt.

Dezelfde tekens zonder Excel

De tekens gelden ook voor werk op papier, in mails of in een boekhoudpakket. Ik heb er twee voorbeelden van uit mijn eigen werk.

Een boekhoudteam sluit elke maand de boeken af. Het zoekt boekingsfouten, stemt rekeningen af (het controleert of de cijfers in de boekhouding kloppen met bijvoorbeeld de bank) en boekt overlopende posten. Dat zijn kosten of opbrengsten die bij een andere maand horen dan de maand van de factuur. Eagl, waar ik op een freelance-opdracht in het team werk, wil die manuele afsluiting overbodig maken met AI-agents, software die zulke taken zelf uitvoert.

WTN App was een app voor afvalbonnen in het Verenigd Koninkrijk. Vervoerders stelden hun kwartaalaangiftes vroeger met de hand samen, en in de app was dat een export. Zo’n taak komt maar vier keer per jaar terug, dus daar tel je vooral de tijd per keer. Ik werk intussen niet meer aan WTN App en de app wordt niet meer onderhouden.

Wat er in de plaats komt

Dat hangt af van de taak. Op dezelfde klacht, “dit kost me te veel tijd”, zijn er heel verschillende antwoorden:

• Het kan Excel blijven, met een betere opzet of een macro. Een macro is een klein programma in het bestand dat stappen voor je uitvoert.
• Is het werk in elk bedrijf ongeveer hetzelfde, zoals facturen maken, dan bestaat er waarschijnlijk al een tool. Maatwerk of een bestaande tool? helpt je kiezen.
• Staan de gegevens al in twee systemen en typ jij ze van het ene over in het andere, dan volstaat misschien een koppeling.
• Werken meerdere mensen tegelijk met dezelfde gegevens, volgens regels die alleen bij jouw bedrijf horen, dan kan een webapp passen. Dat is software die in de browser draait en die voor jouw manier van werken gebouwd wordt.

Welk antwoord past, weet je pas als duidelijk is hoe het werk nu verloopt. Daarom vraag ik eerst hoe je het nu doet en waarom je daarvan af wil.

Je bestand helpt bij dat gesprek. In een Excel die al jaren meegaat, zitten vaak uitzonderingen en berekeningen die nergens anders opgeschreven staan. Breng het dus mee als je met iemand over een vervanging praat, en hou het bij tot de vervanging hetzelfde resultaat geeft.