Je ontwikkelaar is verdwenen. Wat nu?

Je ontwikkelaar antwoordt niet meer op je mails. Dat kan veel oorzaken hebben, van ziekte tot een bedrijf dat stopte, en je hoeft die niet te kennen om verder te kunnen. Software die vandaag draait, blijft meestal gewoon draaien, ook als er even niemand naar kijkt. Je hebt dus normaal gezien tijd om dit in de juiste volgorde te doen: eerst je toegang terugkrijgen, dan bekijken wat er is, en dan iemand laten meekijken.

Stuur een duidelijk bericht

Stuur eerst een vriendelijke mail waarin je opsomt wat je nodig hebt. Voeg er een bericht via een ander kanaal aan toe, zoals sms of LinkedIn, want misschien kijkt die persoon niet meer naar die mailbox. Je schrijft bijvoorbeeld:

Ik wil graag zelf toegang tot alles rond onze software, zodat die kan blijven draaien. Kan je me laten weten waar de domeinnaam, de hosting en de code staan, en me daar toegang toe geven? Ook een lijst van de andere diensten die we gebruiken, zou helpen.

Hou het zonder verwijten. Je weet niet wat er aan de andere kant speelt, en een vriendelijke vraag maakt antwoorden makkelijker. Komt er geen antwoord, ga dan gewoon verder met wat volgt. Het kan ook terwijl je nog wacht.

Je toegang terugkrijgen

Begin in je eigen mailbox en bij je boekhouding. Zoek naar facturen, welkomstmails en wachtwoordmails van hostingbedrijven en andere diensten. Hou een lijst bij met per dienst de naam, op wiens naam ze staat, wie kan inloggen, wie betaalt en wanneer ze vernieuwd wordt.

Laat alles voorlopig doorlopen. Zeg niets op zolang je niet weet wat een dienst doet, want je site of app kan ervan afhangen.

De belangrijkste onderdelen zijn deze:

• De domeinnaam. Dat is je adres op het web, geregistreerd bij een bedrijf dat domeinen verkoopt. Voor een .be-adres kan je bij DNS Belgium opzoeken bij welk bedrijf het geregistreerd is. Kijk meteen wanneer de naam vernieuwd moet worden. Staat ze op naam van je bedrijf, dan kan de verkoper je normaal helpen om weer toegang te krijgen, met het bewijs dat je je bedrijf vertegenwoordigt.
• De hosting. Dat is de plek waar je site of app draait. Een factuur of een technisch iemand die je domeinnaam opzoekt, kan je vertellen waar dat is. Betaal jij de rekening, dan kan de klantendienst je vaak verder helpen. Betaalt je ontwikkelaar, dan is dat lastiger, maar vraag het toch.
• De code. Die staat meestal in een repository, een online plek voor de code en al haar wijzigingen, bij diensten als GitHub, GitLab of Bitbucket. Zoek in je mail naar uitnodigingen. Heb je toegang, maak dan meteen een kopie.
• De appstore-accounts. Apple en Google werken met ontwikkelaarsaccounts. Staat je app op het account van je eigen bedrijf, dan probeer je daar weer de beheerder van te worden. Staat ze op het account van de ontwikkelaar, dan moet ze normaal overgedragen worden, en dat begint meestal bij de huidige eigenaar. Lukt dat niet, neem dan contact op met de klantendienst van Apple of Google. Hun regels veranderen, dus kijk na wat vandaag geldt.
• De andere diensten. Denk aan betalingen, het versturen van mails, de database, kaarten, AI-diensten en statistieken. Je bankafschriften en creditcardafrekeningen tonen vaak diensten die nergens anders opduiken.

Heb je ergens weer toegang, wijzig dan het wachtwoord en zet tweestapsverificatie aan, de extra code bij het inloggen. Gebruik een mailadres van je bedrijf en voeg een tweede beheerder toe. Wacht met het verwijderen van de toegang van je vroegere ontwikkelaar tot iemand heeft nagekeken of er niets van afhangt, zoals een sleutel op dat account waarmee je app met een andere dienst praat.

Blijft een onderdeel buiten bereik, kijk dan in je contract of je e-mails wat er afgesproken is. Bij een freelancer kan het auteursrecht op de code bij de maker blijven, tenzij een contract iets anders zegt. Een jurist kan bekijken wat dat voor jou betekent. Van wie zijn je code en je data? legt uit hoe dat in elkaar zit.

Bekijk wat er is

Je hebt hiervoor geen technische kennis nodig. Open je site of app zoals een klant en doorloop de belangrijkste taken. Schrijf op wat werkt, wat niet werkt, en wat er beloofd was maar niet afgeraakt is. Noteer ook welke mensen er elke dag op rekenen.

Verzamel daarna alle papieren: het contract, de offerte, oude plannen, lijsten met functies en mails over wijzigingen. Staat er documentatie bij de code, de uitleg over hoe alles werkt, neem die mee. Vraag ook of er back-ups zijn van je data en waar ze staan. Heb je een back-up nog nooit teruggezet, dan weet je niet of ze werkt, dus zet dat op je vragenlijst voor de volgende stap.

Laat iemand meekijken

Vraag aan een andere ontwikkelaar om alleen te beoordelen wat er is, en spreek af dat je het resultaat op papier krijgt. Geef die persoon je lijst met accounts en je notities. Dit zijn goede vragen:

• Kan je de code op je eigen computer laten draaien, en een kleine wijziging online zetten?
• Staat er iets dat dringend is, zoals een verouderd onderdeel met een bekend beveiligingsprobleem of iets dat binnenkort verloopt?
• Hoe duidelijk is de code, en zijn er automatische tests?
• Wat zou je eerst doen, en waarom?

Is het advies om iets opnieuw te bouwen, vraag dan hoe dat zich verhoudt tot verder bouwen op wat er staat. Dat hangt af van het product en van wat je ermee wil, en je mag het in gewone taal uitgelegd krijgen. Je hoeft niet dezelfde dag te beslissen, en een tweede mening mag altijd. Moet er veel opnieuw, dan helpt Wat hoort in een eerste versie? om te kiezen wat eerst komt.

Wat je nu vastlegt

Je lijst met accounts is nu ook een stuk documentatie: welke diensten je gebruikt, op wiens naam ze staan en waar alles staat. Hou ze bij en vraag aan wie nu verdergaat om ze aan te vullen, met hoe je een wijziging online zet en wat er bij een storing moet gebeuren.

Spreek met je volgende ontwikkelaar ook meteen af hoe een overdracht eruit zou zien. Op mijn aanpakpagina staat hoe ik het doe: ik blijf erbij, of ik draag het netjes over met documentatie waar de volgende ontwikkelaar echt iets aan heeft. Je domeinnaam, je hosting en je appstore-accounts kunnen op naam van je eigen bedrijf staan, ook als iemand anders ze beheert.